多くの介護施設でペーパーレス化にトライしつつも、現場の負担感でなかなか上手く行っていない現実があります。
現場のために良かれと思って、価格を比較して、安さで選んだけれど、
「現場が使ってくれない」
「手書き業務がなかなか減らない」
というお悩みをお持ちの施設長の方も多いと思います。
「自分は正しい判断をしたのだろうか」と悩んでいるうちに、介護ソフトの更改時期は来てしまいます。
この記事では安さだけではなく、どういう観点で「介護ソフト」を選定すれば良いのかの肝になる部分をお伝えします。
本当に良い介護ソフトがどれか分からないというお悩みをお持ちの施設長、管理責任者の方のお役に立てば幸いです。
目次
【1.「安さ」で選んで失敗する介護ソフト、よくある落とし穴】
現場のIT化に悩む介護施設のうち、多くの事業所が「介護ソフトの導入後」に困難に直面しています。
1-1.介護ソフト導入後に発覚した課題
「安くても大丈夫だろう」「パッと見て簡単そうだった」「どの介護ソフトもそれほど変わらないだろう」と思って導入した結果、以下のような困った事態が起きています。
※介護ソフトウェアの変更を検討したきっかけ
出典：株式会社三菱総合研究所「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究報告書」P17（PDF P20）
1位～4位に示された課題は仕様を事前に確認さえしておけば避けられた問題です。
複数回答可能なアンケートですが、およそ25%～30％に登る介護事業所が、自由にカスタマイズできず、入力したい項目が作れず結果的に業務効率が良くならなかった、その結果19.5％の施設では、職員から不満の声が上がったという理由で介護ソフトの変更を検討していると想像できます。
また、「契約更新の時期」を見計らって「費用が高かった」ことを理由に、約30％に上る施設が、介護ソフトを乗り換えようとしている様子も伺えます。
1-2.判断ミスの根本原因
ではこのような判断ミスの根本原因は何なのでしょうか。
大きく分けて以下の4つに分類されると思います。
（1）機能が現場の業務にあっていない
介護ソフトが現場の業務にあっていないというパターンは以下の2つがあります。
1つ目は、本当に必要な機能がないというパターン。これは「入力したい項目の設定がない」「自由にカスタマイズができない」というアンケートの結果にも表れています。
2つ目は、機能が過剰に多すぎて現場が混乱するパターン。一度にできることが増えてしまい、機能を活用するためのルールや業務フローも決めないまま介護ソフトを使い始めてしまい、かえって混乱するという場合です。
そのため、システムの入れ替え検討時には、必須の機能はなんなのか、機能項目やカスタマイズが本当に必要なものなのか、ということについても改めて考えることも重要です。
（2）定着支援・サポートが不足
価格だけで選んだら、サポートがなかった。もしくはサポートがあっても非常にわずかで職員が介護ソフトを使いこなせるようになるまでの支援はしてくれなかったというケースです。
介護ソフトの画面が直感的に使えるように工夫されていれば良いですが、なかなかそういう形にはなっていません。
その結果、操作がわからなくなると、無理に介護ソフトを使わずに昔のやり方に戻ってしまう職員が多く、結局介護ソフトの利用率が低下するという悪循環が発生してしまいます。
（3）現場が疲弊
①、②の結果とも言えるかもしれませんが、導入当初に予測できなかった機能不足やサポート不足等の隠れたコストが出てきてしまうと、それを補うために現場の職員の方が従来のやり方を維持せざるを得ず、結局仕事の効率は変わらないという結果に終わってしまいます。
よくあるのは「入力したい項目の設定の追加ができない」ために、事業所内の帳票の一部は紙で対応せざるを得ず、タブレットに入力する手間が増えただけ、というケースです。
現場への説明の不足や、現場との共通認識がないまま介護ソフトの導入を始めた結果起きてしまう典型的な例です。
このように、「とにかく現状より安くなるから」という理由だけで選ぶと、後で色々な問題が発生します。
特に、介護ソフトを実際に使う現場の意見を無視すると、結局、使ってもらえないという結果に陥ります。初期導入費用よりも、実際に使い始めた後の“運用フェーズ”の見落としが大きな失敗要因になっていることがおわかりいただけると思います。
【2.自社にあった介護ソフトの選び方｜安さと使いやすさの両立へ】
何度も言いますが介護ソフトを実際に使う現場の意見を無視しては、介護ソフトでの業務効率化は実現しません。
では現場の職員の方に参加してもらったとして、どのような点に注目して介護ソフトを選定すればよいのでしょうか。
ここでは選定の肝になる考え方をご説明します。
2-1.現場が“使いこなせる”UI・操作性を優先
UI（ユーザーインターフェイス）とはユーザーとシステムとの接点のことを言います。介護ソフトの場合は、システムの操作画面が使いやすいかどうか、ということです。
さて、ここで考えてみてください。介護ソフトの画面のデザインを設計している方は誰でしょうか。介護の業務を実際には行っていないエンジニアです。
エンジニアの多くは、介護の現場に来たことはありません。設計者であるエンジニアから見れば、現場の職員は介護の専門家で、入力項目には精通しているだろう、という前提で画面を設計しているのです。
こういった「誤解」は介護業界のみならず、他業界の業務用のソフトでも同じようなことが起きています。エンジニアが現場の実情や業務を知らないために、非常に使いにくいソフトが出来上がってしまうこともあるのです。
ですから、「今使っている介護ソフトを使いこなせていない職員が、新しい介護ソフトを使えるか？」という観点で評価することは、今後職員への普及・浸透させていく上で極めて大切なことなのです。職員が抵抗なく使える操作性の良さ、UIが簡単で判りやすいことは重要なポイントです。
またユーザーの改善要望に応えて改善している介護ソフトなのか、ということも利便性の高いシステムなのかを判断するには重要な部分です。システムを日々、利用するユーザーの要望には、重要な改善のヒントとなります。それをうまく取り入れることで、システムの利便性はおのずと向上するからです。
2-2.必要な機能の見極め
多くの介護事業所で、今後介護ソフトを導入するとしたら、ペーパーレス化ということを目標にされるのではないかと思います。
介護ソフトの変更するにあたって、現在残っている書類でどの部分の書類を減らしたいか、実現したい機能を絞ることをおすすめします。
このあたりは介護事業の業務と施設形態によって違ってきます。
通所介護と介護老人福祉施設では帳票も異なりますし、提出する先も異なります。自分達の施設で、今回の介護ソフト変更で、この機能だけは実現したいというように最低限必要な機能を定義してみましょう。
なぜ必要な機能を絞らなくてはならないかという理由ですが、介護ソフトというのはどんどん高機能化しています。職員の出退勤管理やシフト表まで作ってくれるソフトもあります。
しかし、追加機能が増えれば、どうしてもその分費用は高くなりがちです。
価格を正確に比較するために、介護ソフトとして対応が必要な最低限の必須機能を決めておく方がやり易いのです。
ただし、どのような施設形態であれ、以下の機能は必須と考えた方が良いでしょう。
（1）法規制対応
介護保険制度は三年毎に変わり、これに伴って介護加算や制度等は大きく変わります。法規制の変更を早く正確に介護ソフトに反映してくれるかは、介護保険請求をする事業者にとっては言うまでもなく重要です。法制度変更に伴う変更を、介護ソフトに反映するのに時間や追加費用がかかるというのであれば、予め把握しておく必要があります。
（2）BCP対応
BCP対応というのは2024年4月以降義務化されています。水害や地震等、万一の緊急事態が発生した場合、介護ソフトに預けられたご利用者様のデータや介護記録が無事に維持されるでしょうか？また緊急時にもアクセス可能になっているでしょうか？ここは確認すべきポイントです。
（3）拡張性
ケアプラン連携システムに見られるように、今後の介護DXを考えると、介護ソフトと他システムとのデータ連携は避けて通れません。
データ連携とは、例えば見守りのセンサーで取得したデータ、あるいはインカムで得られたデータを介護ソフトに自動入力するようなことです。今後、介護の記録は、介護ソフトを中心により便利に、自動化されて行く方向にあります。
これから導入しようとする介護ソフトが、こういった周辺システムと連携できるような拡張性があるかというところも押さえておくべきポイントです。
2-3.サポート・研修
介護ソフトの導入、ペーパーレス化の成功には、サポートサービスの内容と質が重要です。
導入時には職員の質問に対応できるだけのサポート体制があるのか、導入時にどこまで支援してくれるか、既存のデータの移設にどこまで対応してくれるか、緊急時のトラブルに対して速やかに対応できるだけの体制があるかなど、事前に確認しておくべき項目はたくさんあります。
サポートはメーカーによって、無償であったり、有償であったり一概には言えません。費用がかかる場合は、その費用内でどこまで対応してくれるのかというサポート範囲というものが重要です。特に前項でもお話しした、法改正への対応、災害時におけるBCPの対応やバックアップ等は、導入時に確認しておくべき内容です。
このように、「職員が使いこなせるUI・操作性」「本当に必要な機能」「定着までのサポート」の3軸で、介護ソフトの検討や判断を進めることが大切です。
必ずしも「高い＝高品質」とは限りません。使わない余分な機能がついていて高くなっているだけという場合もあります。逆に「安い＝不便」とも限りません。自社にとって必要かつ十分な機能があって、使いやすければそれで十分なのです。
介護ソフトの相場から、大きく乖離していない価格帯で、自社にとって使いやすく、ペーパーレス化等、やりたいことが全て実現できるなら、それは「コスパのいいソフト」ということになります。
【3.二度と失敗しないためのソフト選定チェックリスト】
ここまでは介護ソフトを評価するための考え方、概念の部分についてご説明してきました。では、具体的なアクションに向けたチェックリストのようなものがあるのでしょうか。
3-1.厚生労働省のチェックリスト
介護施設や事業所で、介護ソフトを使いこなしてほしいと願っているのは、施設長や管理者の方だけではありません。
LIFEやケアプラン連携システムを推進したい厚生労働省も同じ立場です。
厚生労働省では介護ソフトを選定するための手引きを無料で配布しています。
・介護ソフトを選定・導入する際のポイント集（厚生労働省）
https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001124428.pdf
このポイント集の9ページに介護ソフトの選定の際にチェックすべきポイントが体系立てて示されています。
出典：厚生労働省「介護ソフトを 選定・導入する際のポイント集」P8（PDF P9）
機能面、サービス面、価格面と3つの観点からバランスよく作られたチェックポイントリストです。
ここで一番注目していただきたいのは、サービス面の一番上「商品選定時点のデモンストレーションや試用等の対応が可能か」という点です。
前項で、職員の方が使いこなせるかどうかが重要なポイントだとご説明しました。
しかし使ってみないと、本当の使い勝手などというものは分かりません。
契約の前に、無料でお試し期間があるかという点は使いこなせるかどうかを確認するための大事なポイントです。
これ以外にもチェックポイントが多く、正直げんなりされるかもしれません。
しかし、介護ソフトというものは、一般企業で言えば顧客管理、受発注管理に相当する機能をカバーするものもあり、事業活動の根本を支える基幹系システムと呼ばれるものです。
一般企業の場合、基幹系システムを変更するというのは一大プロジェクトです。大企業であれば年単位で時間をかけて検討します。
そのくらい大事なことですので、調べることが多くともこれは仕方ないことだとお考えください。
そしてこのチェックリストを使って、最低2社以上から見積を取って比較表を作ってみてください。
2社で比較すると、それぞれの介護ソフトがどのような特徴を持っているのか、自分たちの施設にあった介護ソフトがどちらかということが把握しやすくなります。
この比較表は一度作っておくと、数年後に介護ソフトの変更を検討せざるを得なくなった時に、非常に参考になります。同じ介護ソフトでも大分機能が変っているのもおわかりいただけるはずです。
3-2.チェックリスト以外で気をつけるべきこと
厚労省のチェックリスト以外で気をつけることは、業界の噂や口コミです。
実際に使ってみた人の経験や評判は、信頼できる情報源です。
このネット時代、評判や口コミというのはすぐに調べることができます。
検索エンジンで、「（介護ソフト名）評判」と探すと情報はたくさん出てきます。
SNSで検索すると、利用した職員の方の本音の投稿も見つけることができます。
他の施設や事業所の職員の方との会話も有効です。研修会等に出席した時に、さりげなくどの介護ソフトを使っているのか、職員の評判はどうかを聞いてみるのは一つの方法です。
【4.”ちょうどいい”選択肢になるケア樹】
繰り返しますが「高価格＝高機能＝正解」という図式は成り立ちません。
最終目的は、自分達の介護施設で介護ソフトを使いこなして事務作業の効率を上げることで、そのために、自分たちの介護施設規模や現場体制に応じた介護ソフトを選ぶことが大切です。
ここでは、介護ソフト「ケア樹」がなぜ「手頃でちょうどいい」選択肢になり得るのか、そのポイントと実際のお客様の評価をご紹介しながらご説明します。
4-1.操作に不安がある職員でもすぐ慣れるUI
「ケア樹」は、実際に介護現場でお使いいただいた上でご要望をヒアリングして、改善を繰り返し行うことで利便性を向上しています。
その結果、導入した多くの施設様で、「使いやすい」という評価をいただいています。
「ICTが苦手な方でも直観的に使える設計が非常に魅力的でした。次に、入力に使用するカテゴリーが非常にシンプルで無駄な項目がなく、これまでの運営をもとにブラッシュアップされてきた印象を受けました。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「ICT活用で業務効率化とスタッフの働きやすさを実現し、利用者様のQOL向上を目指す ― ショートステイそわか可部東の取り組みとその成果」（広島県 ショートステイ｜シューペルブリアン株式会社様）
「年配のスタッフは、抵抗感や不安を感じる方が多く、最初は電源の入れ方から教える事もありました。しかし、ケア樹はシンプルで使いやすく、タブレット用の介護記録アプリはスマホに近い感覚で操作が出来たようです。分からない事があると、その都度スタッフ同士で教えあいながら、「大丈夫」「できる」を少しずつ積み上げていきました。その結果、１～２か月で慣れる事ができ、今では「もう紙の記録には戻れない」と話しています。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「外国人スタッフやITへの苦手意識…多くの課題と共に進み、ケア樹で支えた法人全体での一斉記録電子化」（静岡県 特養、短期入所、在宅サービスなど｜社会福祉法人駿府葵会様）
「もともと他の電子記録を経験したことがあるスタッフからはその操作のしやすさから「こういうのが欲しかった！」という声もあがり、1か月程で紙の記録を廃止する事が出来ました。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「ポイントは「いかに自分たちの色に出来るか」課題解決のみならず、コミュニケーションにも繋がった「ケア樹」の導入事例」（滋賀県 総合事業、通所介護、小規模多機能｜株式会社きずな様）
このようにITリテラシーが低かった高齢の職員でも、直感的に操作することができ、使いこなせたと数々のご評価を頂いています。
4-2.必要な機能に絞り、コストも現実的
介護記録や報告書等、ペーパーレス化に必須な機能を網羅しており、かつコストも相場感の範囲に収まっています。
他の介護施設ではどのくらい介護ソフトに費用をかけているのかという相場感については、こちらのブログで詳細がありますので参考になさってください。
他社と比較して、ケア樹は相対的に価格が低めだと評価をいただくことが多いです。特に、特養や施設系の事業者の方からそういったお声を数多くいただいています。
「他のサービスもいくつか調べたのですが、この金額でこれだけ使いやすそうならという事でお試し利用からスタートしました。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「ポイントは「いかに自分たちの色に出来るか」課題解決のみならず、コミュニケーションにも繋がった「ケア樹」の導入事例」（滋賀県 総合事業、通所、小規模多機能｜株式会社きずな様）
「私は、介護業界に長くいまして、現場職員から経営の立場になったので介護ソフトは高いのが当たり前、「こういうものだ」という印象がありました。契約料を払う、更新でまた払うずっとお金を払い続けないといけないイメージでした。ですが、「ケア樹」は価格帯が思った以上に安く衝撃的だったのを覚えています。笑 安かったのでまずは「お試し」という形で選びました。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「『高い』介護ソフトのイメージを変える。経営・現場もWin-Winな活用事例」（秋田県 特養、短期入所｜社会福祉法人六縁会様）
4-3.導入から運用定着までの支援体制
専任のサポートスタッフが操作に関するご相談にお電話・メールで対応しています。
手順に沿って丁寧にご説明いたしますので、パソコンの苦手な方も安心です。
「まとめた質問や相談はその都度すぐに、何でもケア樹の方に相談して教えてもらいましたが、「こういう機能はないのか」といった相談にすぐ対応し、バージョンアップしてくれる事が本当にありがたかったです。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「ポイントは「いかに自分たちの色に出来るか」課題解決のみならず、コミュニケーションにも繋がった「ケア樹」の導入事例」（滋賀県 総合事業、通所、小規模多機能｜株式会社きずな様）
「ケアマネで言えば利用者管理の編集をするのですが、プリントアウトができなかったのをプリントアウトをできるようにしてもらったり、一番大きかった改善点は、別サービスを使っている同じ利用者の提供表が同期してなかったのを同期してもらえるようにしたことですかね〜。他の事業所からも同じような意見があったかも知れないのですがサービスを直してくれたのは良かったです。」（本文引用）
出典：ケア樹導入事例記事「導入の決め手は『サポート』にあり！使いやすく・使い込めるケア樹の介護記録のご紹介」（千葉県 特養、短期入所、在宅サービスなど｜社会福祉法人八千代美香会様）
ケア樹では、「法改正」「運営指導（実地指導）に関わる書類の様式」はもとより「操作性能向上」などお客様から上がった意見は、全てではありませんが内容を精査した上で、要望対応として毎月バージョンアップで介護ソフトに反映させています。
導入時には、切り替え前の介護ソフトの利用者情報などを移行できる「データ移行オプション」も有料にはなりますが対応しています。
4-4.他社との連携事例
介護現場の課題を解決することは、一社が開発する機能だけでは不十分なことが多いです。
そのため、ケア樹では連携用のＡＰＩを準備し、毎月のバージョンアップとともに、連携できるシステムを徐々に増やしています。
2025年9月現在、見守り介護ロボットaams（アアムス）や行動分析センサーHitomeQケアサポート等、30社を越えるパートナー企業とAPI連携を実現した実績があります。
出典：ケア樹ホームページ「製品の導入を検討される皆さま（システム連携のご紹介）」（2025年9月19日現在）
ケア樹は、１社で全ての機能を網羅するという考え方の介護ソフトではありません。が、UIに優れ、使いやすく現場での使用感には定評がある介護ソフトです。
１つのソフト内で機能が完結しないので、別の評判の良い介護ソフトと組み合わせで使うことができるということもメリットです。
職員の働き方や介護の質を上げるために、今後介護ソフトに利用者様のデータが蓄積し、活用していくことが求められます。そのための基盤として選択肢の一つとして考えていただけると思います。
まずは無料でお試ししてみたい方、資料はこちらから取り寄せることができます。
・ケア樹ホームページ「お問い合わせページ」
https://caretree.jp/product/free#inq
「こういったソフトと組み合わせて使うことができるか？」というご質問については、無料でご回答しておりますので、最新情報についてはお問い合わせください。
上尾 佳子
合同会社ユー・ラボ 代表
WACA上級ウェブ解析士
愛知県出身
バブル期に大手通信企業に入社し、通信システムの法人営業を経験。
1990年代、インターネット検索ビジネスを手がける新規事業部に移り、ポータルサイト運営に関わる。以後20年間一貫して、データを活用したマーケティング支援に携わる
2011年IoTスタートアップに合流、介護福祉用具カタログをデジタル化するアプリをきっかけに介護業界について知見を深め、2014年独立。
家族の遠隔介護をきっかけに、中小企業へのデータ活用したデジタルマーケティング支援を行うかたわら、介護サービス利用者家族という視点で情報発信を行っている。現在介護関係のサービスを運営中。
