当時は業務後や業務中の記録時間が多い事が課題でした。紙の記録でも業務自体は成り立ちますが、その記録時間を削減し、利用者様との関わりにもっと充てられたら、と思っていました。

立ち上げ当初など利用者様の人数が少ない時は紙の記録でも問題なかったのですが、増員をしてからは記録そのものと管理するファイルも増え、何とかならないかと声が上がるようになりました。
記録の時は机の上に個人ファイルを山のように積み上げて、時には雪崩が起きて‥(笑)
またLIFEがスタートしてからは、必要な項目の転記や形式に応じてファイル変換を行う必要があり、いま考えると膨大な作業量でした。

他のサービスもいくつか調べたのですが、この金額でこれだけ使いやすそうならという事でお試し利用からスタートしました。他社で数百万円単位の金額のシステムも使った事があったので、比べるまでもなくかなり魅力的でした。
また、ケア樹の担当の方が介護現場に詳しく、LIFEをスタートしていく時にこんなに心強い事はないなと、最終的にはそこが決め手となりました。

導入後1か月は紙の記録とケア樹を併用して、「間違えてもいいから入力してみよう」という方針で進めました。もともと他の電子記録を経験したことがあるスタッフからはその操作のしやすさから「こういうのが欲しかった！」という声もあがり、1か月程で紙の記録を廃止する事が出来ました。
もちろん、操作方法について分からない事や「こういった機能はないのか」などの意見も多くあがってきたので、その点は私を窓口にしてまとめてケア樹の方に相談するようにしました。

また、誰がどの項目を入力をするかなどの最低限のマニュアルを作成し、入力漏れのないようにしました。その結果、新人スタッフさんもすぐに記録業務に対応できました。

まとめた質問や相談はその都度すぐに、何でもケア樹の方に相談して教えてもらいましたが、「こういう機能はないのか」といった相談にすぐ対応し、バージョンアップしてくれる事が本当にありがたかったです。

「このサービスはこういう仕様です」と提供されるだけではなく、私達の色にあわせてうまく形付けしてくれたのでその点がとても良かったですね。

課題としてあった記録の時間については、記録のために残業する事はほとんどなくなりましたし、紙の量ももちろん大幅に減りました。
あとは記録の保管してある場所にわざわざ移動しなくても、その時にいる場所から記録を確認できるので、大きな時間短縮に繋がりました。
また、スタッフが業務について色々と考えるきっかけになった事もある意味で成果だと思います。ケア樹の導入で、記録はもちろんそれに伴い業務について相談するコミュニケーションも増えたと思います。

たしかに、よくタブレットを囲んで「こんな機能があるの知ってた？」と情報共有して盛り上がっている場面を見かけます(笑)
あとはやはりLIFE関連で、今までは内容の転記やファイルの変換が必要だった所が、ケア樹の導入で不要になりましたし、申し送りノートを廃止して各自で数分で確認できるようになった事も大きいです。

AIを活用した、デイサービス等の送迎を効率化する取り組みに注目しています。
既に、企業がシステムを開発して行政と提携した例がありますが、私達も多岐にわたる事業を展開する中で、ルートの重複を避けて効率良くしたり、もっと待ち時間の短縮が出来ないかと考えています。

スタッフの方々には、ぜひここで長く続けて活躍してほしいという想いがありますので、働きやすくなる仕組みに前向きでいようと思っています。