「高い」介護ソフトのイメージを変える。経営・現場もWin-Winな活用事例 | 介護ソフトが月額システム利用料0円で利用できる【ケア樹】

【社会福祉法人六縁会（秋田県）様】の事例インタビューです。

●本コーナーでは「無料もしくは低コストのITを使って、お金をかけずに介護をより良くする活動」を行っている「NPO法人タダカヨ」さんにご協力頂き、「介護ICTに関する理解」と「介護職の知見」を活かした、ケア樹ユーザーインタビューを実施して頂きました。

「地域に開けた施設」を理念に置く社会福祉法人をゼロから立ち上げた六縁会様。
秋田県羽後町では初となる「民間」の特別養護老人ホームを平成23年に開業。
現在、特養・ショートステイにて40名のスタッフがケア樹を活用されています。

本日は「介護ソフトのイメージ」と「切り替えた後の成果」について
施設長秋川様、相談員照井様にインタビューしました。

秋川様、照井様よろしくお願いします。
はじめに介護記録の電子化に取り組んだ背景を教えていただけますか？

開業時、記録の電子化は当たり前と考えて進めていました。
その当時、使っていたソフトが買取のもので、買取＋メンテナンス＋バージョンアップにそれぞれお金がかかり、さらにサーバー代がかかる状況のものを10年ほど使っていました。

10年経つと色々と対応ができないところも出てきたので更新ではなく、新しい介護ソフトを検討しました。

なるほど…
検討する際は、他に介護ソフトの候補はあったのですか？

いくつかありました。
その中でも「ケア樹」が1番安かったです。

正直、介護ソフトは高いイメージがあったので驚きました！
「この金額でいいの！？」「この金額だったら始められる」と思い、選びました。

私は、介護業界に長くいまして、現場職員から経営の立場になったので
介護ソフトは高いのが当たり前、「こういうものだ」という印象がありました。

契約料を払う、更新でまた払う
ずっとお金を払い続けないといけないイメージでした。

ですが、「ケア樹」は価格帯が思った以上に安く衝撃的だったのを覚えています。笑
安かったのでまずは「お試し」という形で選びました。

わかります。介護ソフトって高いイメージがありますよね。
その点、「ケア樹」は使用料が魅力的とお声を頂いております。
一方で「価格帯の安さ」は魅力ですが、導入時に気になった点はありましたか？

「安い＝できることが少ない」というイメージを持っていました。

たしかに…安いとできることが少ないイメージなりますね。
実際はいかがだったでしょうか？
お使いになってみて業務に支障はありましたか？

ないです。むしろタブレットで記録が直接打ち込めるので業務効率は上がりました！

インタビュー中の秋川様

価格も安く、効率も上がる！！
介護ソフトの更新を検討している事業所にぜひこの声を届けていきたいですね！
導入のお話ありがとうございます。

では次に、導入時の課題やその解決方法を教えてください。

利用者がいる状態で介護ソフトを切り替えたので、「情報管理」と「切り替えにおける問題への対処」がありました。

切り替えについては「明日から以前のデータが見れなくなる」ではなく、
数ヶ月のライセンス契約を延長してもらい、切り替えを行いました。

切り替えにおける問題への対処は、わからないことの質問や操作方法の理解をするにあたり、サポートセンターへの確認がバラバラになる恐れがあったので一元化することにしました。
具体的には「担当をつける」です。

主任・リーダーといった役職があるスタッフではなく、パソコンに詳しいスタッフに担当になってもらいました。

なるほど！パソコンに詳しい人を担当にする。
もう少し詳しくお話、お願いします！

バラバラにサポートセンターを活用するのではなく、その担当が一手に質問を取りまとめて、サポートセンターに聞く対応をしました。

そうすることで担当に聞けば「ケア樹」のことがわかる。
担当でもわからないことをサポートに聞くことで質問がバラけず、一元化することができました。

たしかに、複数担当からの質問のやりとりは情報がバラバラになるリスクがありますね。
パソコンに詳しい人を担当にする。ナイスアイデア！

サポートセンターのお話が出たのでサポートについてお聞きします。
実際にサポートセンターを活用した印象はどうでしたか？

またどんな内容を質問されましたか？

印象としては、導入当初にサポートが受けられたのがありがたかったです！

こちらからの質問の内容としては
「相談員からは」
ショートステイ利用者が特養の空床利用をする時の入力の仕方がわからない。

「請求関係では」
特養の利用者様が入院され、外泊時費用の加算を算定する場合。
月末に入院された為、月またぎで翌月も外泊時加算を算定する事が可能であるが、入院中で不在の為、利用実績が無く請求画面にお名前が表示されなかった。
解決策とその際に手入力で加算算定が必要である旨を回答を頂き解決。

「スタッフ情報管理では」
介護主任の名前を各ユニットのパソコンに入力したが、
登録を一つにして全部署で使用出来るように出来ないか。

質問をメールすると電話で回答をもらいました。

すごい！こんなことまで回答してくれるんですね！とっても丁寧！

そうなんです。こんなこともいいのかなと思いつつ、1から10まで、丁寧に教えてもらいました。
わたしの1番のオススメは「サポートセンターです！」笑

インタビュー中の照井様

【ケア樹より】
・事業所様からの「操作性能向上」などの改善要望は取りまとめ、対応の必要性の判断、優先順位を整理した上で、順次バージョンアップによるシステム改善を行っております。
・毎月ユーザー様向けのメルマガなどにより、バージョンアップ内容やセミナーのご案内をしています。
・既存ユーザー様でもiPad操作を定着していただくためのオンラインセミナーを開催。

現在のサポート状況は以下の通り
メインは事業所様からの操作上の質問に対し、同じ画面を見ながらご回答しています。ご連絡を頂戴した日に解決できるよう努めています。今は事前予約を利用される事業所様も増え、以前に比べお待たせすることは少なくなっております。