当施設ではICTを活用した取り組みをいくつか行っています。その一つが記録の電子化ですが、業務効率の向上のみを目的とはしていませんでした。電子化はあくまでも手段として捉えており、最終的な目的は、業務効率をあげる事で介護職員が利用者様への直接的な援助(コミュニケーションやレクリエーションなど)により時間をかけられるようにし、利用者様のQOLの向上を図る事でした。

オープン時のスタッフには、以前の職場で紙の記録を使っていたという方が多く、手書きの方が慣れているという声も多数ありました。しかし、私達は「どんな介護を実現したいか」という目的から考える事をしっかりと共有しました。そして、最初は慣れない部分があるとしても、記録の電子化がどんな効果を創り出し、どんな新しい可能性が実現できるか、という視点で価値を感じられるように取り組みました。

まず第一に、①ICTが苦手な方でも直観的に使える設計が非常に魅力的でした。次に、入力に使用するカテゴリーが②非常にシンプルで無駄な項目がなく、これまでの運営をもとにブラッシュアップされてきた印象を受けました。さらに、同様のソフトをいくつか比較した結果、もっと高価格のものもあり、③圧倒的にコストパフォーマンスが優れている事。この3つの要素が揃った事が決め手となりました。

スタッフが「ケア樹」の操作に慣れるまでが課題でした。私以外のスタッフ全員が電子記録を使うのは初めてで、手書きの方が慣れているため、かえって非効率だという声が多く上がりました。
これに対しては、記録だけでなくどのICT機器にも共通することだと思いますが、
「導入＝効率化」ではなく、実際に繰り返し使っていく中で、その効果や価値が見えてくる事を何度も伝えました。時間をかけて慣れていくことが結果的に大きな効果につながることを理解してもらえるよう努めました。

完全に定着するまでの間、情報共有は一時的に連絡ノートを使って行っていました。スタッフ全員にケア樹での入力を強制するよりも、まずは情報共有のスピードや正確さを優先し、紙の記録を一時的に使用することが必要だと判断した時期もありました。このように、段階を踏んで少しずつ慣れていってもらい、約4か月後には紙ベースの記録を廃止することができました。

今は、スタッフ皆が「ケア樹」の操作には問題なく対応できていますが、それでもICTに対する苦手意識を持っている方は少なからずいます。とはいえ、ケア樹を使って記録や入力ができるようになったことは、ペーパーレス化や業務効率化にどれだけ貢献しているかを実感できるようになりました。また、「なぜこれを行うのか」という目的を繰り返し共有し続けることが重要だと感じています。
私だけでなく、役職に関係なくICT機器の推進チームを立ち上げ、そのメンバーから現場に伝えてもらうことで、より効果的に取り組みを進められたと思います。

シンプルに言うと、使用する紙の量を大幅に削減できたことです。次に、ショートステイは、入所退所とそれに関わる荷物の確認をしながら他の利用者様の対応も同時進行で行う、といった業務に追われがちな場面がどうしてもありますが、記録にかかる時間を短縮することができ、業務効率が大きく向上した点が挙げられます。はじめにお話ししたように、この成果で生み出せた時間を、利用者様とのコミュニケーションや他の業務に充てる事ができるようになりました。

記録業務だけでなく、介護ロボットやICT機器を活用して、利用者様一人ひとりに役立つデータを収集し、それを効果的に活かしていきたいと考えています。事業所やその時々の状況に応じて、親和性のあるICTツールを積極的に導入していきたいと思っていますが、あくまで「導入すること」が目的ではありません。重要なのは業務効率を向上させることであり、最終的なゴールはケアの質向上であることを忘れずに取り組んでいきたいと考えています。

また、これはあくまで「こんなことができたらいいな」というアイデアですが、たとえばショートステイで持ち込まれた荷物をカメラでかざすだけで、それぞれの品目や数量を自動で認識して記録する仕組みや、食事の下膳時にカメラをかざすだけで食事量を自動的に認識して記録するシステムなどを導入できれば、業務効率が大幅に向上すると思います。単に効率化を目指すのではなく、間接業務をどれだけ減らせるかが重要です。

採用面接をしていると、ほとんどの方が「高齢者が大好き」という気持ちを持って入社してくださいます。しかし、現場に入ると業務に追われ、なかなか利用者様とのコミュニケーションの時間を確保できないという事がよくあります。運営側としては、このギャップを縮め、志を持って入社してくれたスタッフがその思いを実現できるようサポートしていきたいと思っています。