>介護ソフト・システムを乗り換える、その理由とは…

■乗り換えを考えた方が良い事業所様・施設様の条件
・介護ソフト・介護システムの機能が業務とうまく合っていない
・現状の問題が増えるだけで解決に進まない
・利用中の介護ソフト・介護システムが法改正に対応できていない
・利用料の負担を重く感じている

介護事業所・施設様が介護ソフト・介護システムを入れ替える理由は様々ですが、上記の条件が当てはまれば黄色信号です。4点すべてが当てはまる事業所・施設様もいらっしゃるかもしれません。過去に乗り換えをご検討し、実際お乗り換え頂いたお客様の状況から、検討は開始した方が良いと思われます。

今であれば、政府が介護現場のICTの利用促進策を政策として実行しているので、多彩な補助金や助成金を各団体・自治体が用意しています。政府による介護現場のICTの利用促進策があるうちに是非一度ご検討いただき、ご利用者様、職員様、自法人のために情報収集を開始されることをお勧めいたします。

・介護ソフトの機能が業務とうまく合っていない

介護ソフト・介護システムは、業務を支援してこそ価値があります。使えない機能、使わない機能、よくわからない機能、使いたいのに無い機能、無い機能に対応する見込みが全くないなどの状況があった場合は、事業所・施設様の中で本当に必要か今一度検討し、結果によっては、他の介護ソフト・介護システムを確認することをお勧めいたします。

・現状の問題が増えるだけで解決に進まない

介護現場は常に忙しく、基本的にゆとりはないものであると様々な方よりお伺いし、我々もそれを日々、目の当たりにしております。忙しい中で問題がそのままになっていた場合、少しの時間だけでも情報収集に充てていただく事をお勧めいたします。問題解決をするために様々なサービスが出てきており、昔は解決しなかったものが今はICTで解決できる可能性があります。もちろん、導入においては、慣れるまで一時的に作業効率が落ちる場合がありますが、業務ルーティンに完全に組み込まれた場合は、今までと全く違う効率を現場にもたらすことがあります。
介護ソフト・システムにはそれら問題解決システムと連携できるものがあり、情報が連携しているために転記作業が不要になる場合があります。

・利用中の介護ソフト・介護システムが法改正に対応できていない

何のための「介護」ソフト・「介護」システムなのかという根本的なところに立ち返る必要があります。介護保険制度とは、社会全体で介護を支えることを目的とした公的制度で、被介護者全員が必要なサービスを受ける権利があります。しかし、介護ソフト・介護システムが法改正に適時対応できていない場合は、そのサービスを事業者側が適時提供するために、現場の書類が増え、手作業が増えていきます。介護ソフト・介護システムは現場の事務効率を向上させるために存在します。報酬改定などに対応できていないことで現場の作業が増えるのは本末転倒と言えるでしょう。

・利用料の負担が重く感じてきた

現在の日本は、物価高騰や円安などで、経営する側からすると苦しい状況が続いています。経営が苦しくなってきた場合、ランニングコストを見直されておられることでしょう。是非、消耗品だけでなくご利用中の介護ソフト・介護システムもご確認ください。製品によって全く値段が違う場合があります。値段が違えば機能も変わりますので、変えることが良いとは必ずしも言えませんが、もしも使わない機能が多数ある介護ソフト・システムをご利用であった場合は、もっと安いものに切り替えることが可能かもしれません。

>介護ソフト・システムを乗り換えるときの注意点

上記の黄色信号4点に当てはまってご検討を開始した場合、その後どのような事に注意すればよいのか是非下記もご確認ください。

■検討開始、その後の注意点
・無料での体験利用が可能かどうか
・サポートサービスの対応手順の確認
・データ移行に関する確認と相談
・現場で必要となる移行期間が現状と乖離していないか

・無料での体験利用が可能かどうか

これは絶対条件なのではないかと思われます。と申しますのも、必要な機能があるかどうかは実際ソフトやシステムに触ってみて初めて、その詳細な内容がわかるからです。
介護ソフト・介護システムに要求されることは、本当に些細なことから大きいことまでたくさんあり、多くの方は条件全てを営業担当に説明しきることはできません。また営業担当もすべての機能をご説明する事は非常に難しいはずです。実際にやってみて、「この機能ってあるのか」「これがないのは不安」「これがあればよいのに」「どうしたらいいんだろう、できるのかな」などの意見が生まれ、その内容によってはメーカー側がその後すぐにシステム対応する場合も考えられます。

・サポートサービスの対応手順の確認

前はいつまでも機械の声ばかりで電話がつながらなかった…前は折り返しが何日経ってもなかった…前はこんなに親切に対応してくれなかった…これは、「ケア樹」に乗り換えた方の多くがおっしゃることです。ケア樹の場合は、必ず電話に出るように社内教育されており、請求期間も期間内にサポートを受けることができます。これは必ずしも当たり前ではない様です。是非、サポートについて、受けたい内容で対応がきちんとできているか、ご確認ください。

・データ移行に関する確認と相談

データ移行は、介護ソフト・介護システムによって、あるいは種類によってできないものとできるものがあります。出来ない場合はPDFなどでのデータ出力・保管のために、併用利用も考えられます。その際、どれくらいの期間併用すればよいのかという所も選ぶ基準の一つになり得るかと思われます。

・現場で必要となる移行期間が現状と乖離していないか

突然、「明日システムが変わります!」では現場の皆様はあり得ない程の大変な苦労を強いられますので移行期間が必要になります。まずは体験利用により、現場の業務と乖離していないか、必要な機能が搭載されているか、サポートは的確かをご確認いただき、良いと思われた場合には具体的にどのように現場に落としていくかということを考えるフェーズになります。多くの営業担当は、様々な現場を見てきているため、どんなパターンが良いか必ず相談に乗ってくれます。是非、ご活用いただき更なる情報収集を行ってください。

移行期間は、事業所・施設様の規模によって前とこれからの介護ソフト・介護システムを同時に利用する期間、完全にスパッときる時期、職員様への教育手順、などの検討を行いスケジュールに起こします。トラブル対応方法などを必ず事前に営業担当に相談し、定着支援がどこまで行き届くのか確認ができればベストです。

Withコロナ時代がだんだん見えてきており、感染者が多い一方で規制はゆるくなっていきますが、そもそもリスクの高い高齢者を支援する介護現場の心配や苦労はなかなか減っていきません。そんな中でも現場負担を減らすという観点では、一時的に負荷がかかったとしてもICT化に向けて今動くことで、解決の糸口を見つけることができる可能性があります。是非、少しの時間でも情報収集を行い、もしも改善の可能性があるのであれば乗り換えを恐れず、ご相談を始められると良いでしょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。