介護保険制度が整備されてから、制度に則りながらケアを提供していく上で向上していくサービス内容、そしてそれに合った法整備。安心を提供するために、制度に従って適切にケアしていることを証明する紙、紙、紙。
必要書類はあまたに増え続け、全てまともに筆記すると、最早現場が回らない…

そんな中で大きな力を発揮するのは「介護ソフト」。

そして「ケア樹」はそんな現場にこそお勧めしたいシステムです。
各メーカーが介護保険制度に準じながら、現場の業務上、いかに「手書き」を減らせるかで工夫を重ねている分野にある中で比較的導入コストが安いので検討しやすいのが特徴です。

【手書きと紙と介護業務】

「手書き」は義務教育を受けている日本国民であれば、誰しもが簡単にできる作業で、ササッと書くだけであれば非常に気楽です。

しかし、介護業界における「手書き」は用途が非常に複雑で、同じことを何度も書かなければいけなかったり、転記する箇所が複数あったり、間違えやすい項目が多かったり、時系列ではなくてはならないことがあるので単純に見えるメモ書きにも恐ろしいほどの情報量が詰まっている事もあります。単なる「手書き」で構成された紙は「驚異の紙」でもあります。
しかし、所詮は紙。ちょっとしたことで無くなってしまったり、大きな災害で一気に失われてしまうことも…
「手書き」について説明ができたところで、介護ソフトを見ていきましょう。

【介護業界で使われている事務業務支援ソフト】

介護事業所や施設を運営する上で一般的に利用されている事務系ソフトの種類は下記です。
・介護請求機能を有するソフト
・介護記録機能を有するソフト
・介護業務上で必要な帳票を管理できるソフト
・勤怠管理システム
・給与計算機能を有するソフト
・経理（会計）ソフト
・栄養管理システム

すべてのソフトに共通することは個人情報を取り扱う点です。
導入時には、どのように個人情報を管理するか、セキュリティーレベルのご検討が必要です。

【俗に言う介護ソフト】

インターネットなど巷で「介護ソフト」というと、現在では、介護請求機能、介護記録機能、帳票管理機能があるものを指しています。厚生労働省は「介護業務支援ソフト」と表現しており、ＩＣＴ化の重点分野にも指定されています。
各製品に強みがあり、ソフトによっては対応していない分野もあるので、どんな事に介護ソフトを利用したいか、業務上での現場確認が必要となるでしょう。

【介護ソフトの選び方】

ご自分の事業所や施設ではどんな管理がしたいのか、どういう用途で介護ソフトを利用するのかを検討しつつ、まずは、オンプレミス型かクラウド型かの選択になるでしょう。

・オンプレミス型
事業所・施設内にサーバールームのような施設整備が必要になる場合があります。データは完全に事業所・施設内で完了するため、自分で保管する形になります。インターネットがなくても動作はしますが、故障によるデータ消失を最低限に抑えるため、データのバックアップを定期的に行う必要があります。

・クラウド型
事業所・施設内にはデータを置かず、インターネット上に記録することで保管します。インターネットがないと動作しません。しかし、機器の故障によるデータ消失リスクはなく、データにどこからでもアクセスができるため、コロナ禍では請求担当はリモート勤務という方法がとれた事業所・施設もあるようです。また、個人情報は常にＩＤとパスワード管理で守られており、いちいち紙にだして持ち歩かなくてよくなるというメリットがあります。

また、介護施設の規模によっても選択が異なってきます。

• 現場の利便性を重視したい場合はサービス毎に別々のソフトウェアで管理する
• 本部の利便性を重視したい場合は全てが１つのシステムで完結する高価格帯のソフトウェアで管理する

【介護ソフトの価格の差】

それぞれの事業所・施設に合わせてカスタマイズが可能なソフトは一般的に高額になります。また、決まった機能をそのまま使うソフトは低料金で利用ができます。
パソコンなどの端末だけでなく設備が必要な事からオンプレミス型は設備費用が想定されます。一方クラウド型は場所を取らず、パソコンなどの端末の他はインターネット環境の準備のみが必須です。
また、料金は初期費用や月額利用料などの表記になっている事が多く、何に値段がついているのかは各ソフトによって異なります。トータルコストの他に運用上のコストについても記載されているため、コストパフォーマンスについては納得できるまで確認する必要があります。

「機能」や「使いやすさ」だけじゃない？確認しなければならない条件とは

現状の使い勝手は最も重要です。しかし、現在だけでなく、未来も見通したものであればより事業の発展の方向性も明確になります。

確認することをおすすめする条件は以下です。

①報酬改定の対応

介護保険制度は３年に一回法改正（報酬改定）があり、それに対応するかどうかは確認が必要です。対応料金が有料か無料かはメーカーによって異なります。
オンプレミス型は、メーカー側で更新作業が必要となる場合が多いですが、クラウド型は一斉更新でバージョンアップ対応、アップデートされることが一般的です。

②導入支援（サポート）の対応

スタッフなど人の出入りがあると、使う機能が変わったり、新人が覚えたりする必要があり、都度「使い方」を学ばなければならない場合があります。前任者がうまく引き継げなかった場合、導入初期のように説明や支援が可能なのかの確認が必要です。スムーズに使えてこそ業務効率化は成立します。

③災害時の対応

ＢＣＰ対策上でもデータの取り扱いについては各事業所・施設で取り決めが必要となる時代です。万が一何かがあった時、データの優先順位は高くなく、人命こそが最も重要です。一段落ついたところで「データがなくなってました」というケースにならないために、どのような管理が望ましいのか、またどんな管理方法があるかはメーカー側に対策を聞くとよいでしょう。クラウド型については、データは常に安全な場所に保管されています。最終はインターネットが繋がっている時点のデータになりますが、インターネットが繋がらないという状態は既に何かが起きている状態です。速やかに状況を確認し、何かがあった場合は生命を守ることに全力をかけられます。インターネットがある場所では再び以前と同じようにソフトを継続データのまま、続けて利用できます。

④拡張性

介護DXという言葉も聞かれる中、ICT・IoTなど介護ロボットを使った介護業務補助は最早珍しいものではなくなってきています。カメラや高機能ベッドなどの見守りセンサー、ナースコールなどは、販売開始より時間が立ち、実証を繰り返すことで現在は当初よりも高性能な状態でサービスが提供されています。

ですが、ICTの活用が進む半面、そこで新たに起こる問題もあります。
利用者様の情報の二重（重複）入力です。
通常、別々のシステムを利用する際に、各システムで利用者様の登録設定が必要になります。このようにＩＣＴ化を進めることで解決する問題もある半面、「一部、手間も増えてしまう」という問題があります。

しかし、利用者様の情報を共通で保持し、複数のシステムをデータ連携することで、その問題を解決できる介護ソフト・介護システムも存在しています。

一気通貫と言う言葉も聞かれるようになって久しいですが、それら高性能な介護ソフト・介護システムに利用者情報を連携することで二重登録をしなくても情報管理ができるものがあるのです。

連携の仕組みは「API連携」や「CSVデータ連携」などいろいろありますが、そういった仕組みや可能性をもった介護ソフト・介護システムですと、今後新しいICT・IoTシステムや機器などを導入してもデータ連携ができるため、最大限にシステムを活用することができる可能性が上がります。

【では、ケア樹はどうなのか？】

ケア樹は、事務業務支援の面で、介護請求・介護記録（iPadのタブレット対応あり）をはじめとする様々な帳票作成に関する機能を有していますが、勤怠管理、給与計算、経理（会計）、栄養管理機能は有していません。

クラウド型で、本部機能があり複数拠点を持つ法人の運用の基本は押さえていますが、小規模事業者のご利用割合も大きく、自社に必要な機能が自社に必要な機能が備わっているかは確認してみていただく方がよさそうです。

法改正・報酬改定への対応は無料であり、時期が来れば一斉更新でアップデートされ、常に最新の状態でご利用いただけます。また、導入支援の操作説明研修については、契約後複数年経過したのちに再度行うことは可能です。

災害時の対応について、ケア樹はそもそも東日本大震災をきっかけに生まれた製品です。
毎年、万が一の災害時の復旧訓練である「DR（Disaster Recovery）訓練」を行っており、安定供給を大切にしています。

また、ケア樹は他社の優れた高品質のシステムとデータ連携することでプラットフォームのような役割が可能です。今後データ連携できるシステムはどんどん増える見通しで、現場のサービス品質の向上の助けになれる可能性を高く秘めています。

ケア樹について
・ケア樹Free（https://caretree.jp/product/free）
・ケア樹Pro（https://caretree.jp/product/pro）

【まとめ】

介護ソフトは多くの種類があり、選ぶのも大変です。
まずは、業務上どんな事を電子化したいのか、現場での理想の形などを確認し、予算立て、どれくらいの時間をかけて導入したいかなどを検討しつつ、各メーカーにお問合せください。
電子化するにあたっては　介護ソフト・安い　というのは大きなポイントですが、それだけではなく、機能、運用方法やセキュリティー管理方法が自分の事業所・施設の運営に合っているのかや、初期費用だけではなくランニングコストや報酬改定時の確認など検討する点は数多いです。
しかし、合ったものを導入し、仕組みが定着した場合、事業所・施設の業務効率や紙にかかっていたコストダウンは以前とは比べ物にならない程向上するでしょう。

もし「介護ソフト」や「介護システム」にお困りな点があれば、まずはお気軽にケア樹からご検討を初めてみてはいかがでしょうか。

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しつこい営業などはいたしませんので、ご安心ください。

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