長らく当法人は、全ての事業所で紙媒体での記録を行っていましたが、厚生労働省の推進もあり、ICTの活用を視野に入れていました。

紙の介護記録は管理に課題があり、現場としても遅れは感じていました。
量はもちろん膨大になっていきますし、細かい点での訂正や修正も面倒でした。
当時はそれが当たり前でしたが、振り返ってみると小さなストレスが多かったと感じています。

1点目は、介護記録も請求業務も両方行えるという点です。
私達は、法人全体で同時期に電子化を進める計画でした。そのため、介護記録と請求業務の両方を効率的に行えるケア樹は理想的でした。
２点目は、低コストで利用できる点です。国の、ICT導入補助金も後押しとなりましたが、ケア樹は他社に比べて毎月の利用料がかなり抑えられる点が魅力でした。

タブレットやパソコンの操作に慣れていない年配のスタッフは、抵抗感や不安を感じる方が多く、最初は電源の入れ方から教える事もありました。
しかし、ケア樹はシンプルで使いやすく、タブレット用の介護記録アプリはスマホに近い感覚で操作が出来たようです。
分からない事があると、その都度スタッフ同士で教えあいながら、「大丈夫」「できる」を少しずつ積み上げていきました。その結果、１～２か月で慣れる事ができ、今では「もう紙の記録には戻れない」と話しています。

導入後しばらく経ってから明らかになった課題がありました。法人全体で一斉にケア樹を導入した結果、各フロアでの記録方法がバラバラだという事が分かりました。
入居施設で、フロアやユニットが多いため、それぞれのスタッフが異なる方法で記録していた事が、委員会など各部署が集まる場所で発覚したのです。それからは話し合いを重ねて統一しました。

以前は、出勤時に担当利用者様に関する情報を紙の記録で確認して、体調不良者など必要な情報を抜き出していました。
しかし、数十名に及ぶ利用者様がいるため、業務開始前に確認するのはかなりの時間と手間がかかっていました。ケア樹を使う事で、必要な情報だけをピックアップして確認ができるようになり、時間短縮に繋がりました。

その他は、スタッフ同士の連絡や情報共有も改善されました。
以前は、スタッフへの連絡事項は各フロアに電話で伝えたり、それぞれのフロアの申し送りノートに同じ内容を書いて回ったりしていました。しかし、ケア樹ならどこからでも操作ができるため、連絡事項を記録してスタッフに各自で確認してもらう事が可能になりました。

当法人は2019年から技能実習生の受け入れを始めましたが、日本語の語学力が大きな課題でした。さらに、慢性的な人材不足という課題もあり、自分達で日本語が出来る介護スタッフを育成するため、日本語学校を設立することになりました。

介護の専門用語なども理解しながら記録もこなす事は難しいと思います。また、スタッフ同士のコミュニケーションも重要です。
紙の記録だった時は技能実習生はまだほとんどいませんでしたが、今いる外国人スタッフも日本語が完璧という訳ではありません。そのため、ケア樹を使う事で、項目を選択するだけで入力や記録ができる便利さは非常に大きいと思います。

今、様々なツールが登場しておりどれも興味深いです。インターネット環境などの現実的な課題はありますが、ICT活用が進む時代にしっかりと付いていきたいですし、今後もさらなる効率アップを目指していきたいです。

記録の時短はケア樹で進める事が出来たと思いますが、スマートトイレのように自動で情報収集し、反映・記録がされるようなツールも導入できればと考えています。
人材不足という課題もありますし、より効率的に、またスタッフの負担を軽減できるようにしたいです。