当時は毎朝申し送りがあり、各々それまでの業務の手を止めて集合して、30分程かけて行っていました。
その内容は結局コピーをして各部署へ配布しており、結果的に得る情報が重複していたんです。
また、業務に入る前の必要な情報を得るために、各部署を回って紙の記録を見たり、現場で人を探したりと、情報収集や共有に関する無駄な時間が多いと感じていました。①業務の時間を削減する、②いつでもどこでも、最新の情報を確認できるようにしたい、という背景がありました。

ケア樹さんは初期費用も月額費用もかなり低価格で、経営層に相談する上でこれほど大きなポイントはありませんでした。経営層の1番の懸念点は、高い費用をかけて電子記録へ移行したにも関わらず、上手くいかず紙の記録に戻る可能性だったのです。

また、デモ機で使用させていただきましたが、画面が見やすくiPhoneのように直感的に入力できること、その後でPCでより詳しい内容の入力や閲覧が出来ることも決め手になりました。
苦手意識を持つ職員が多かったため、操作方法が分かりやすいケア樹は大きな魅力でした。

スタッフが習得するまでしっかりとしたサポートが必要でした。
パッと見た感じでどこに何を入力するのかはある程度理解できるのですが、今までやってきた記録の方式があるので、はじめはどうしても混乱がありました。
その点は、以前の紙の記録とケア樹の記録を区別して伝えて、誰でも理解できるようにルールやマニュアル作りをした事で少しづつ落ち着いていきました。

スタッフの皆さんに分かりやすく伝えるために私自身が仕組みをよく理解しておく必要があって、そこはケア樹の皆さんに何度も問い合わせをして、その都度サポートしていただきました。

最終的に朝夕の申し送りをなくして、 ケア樹だけ見れば必要な情報が確認できるようになりました。
導入前は電子記録への移行についてほとんどのスタッフが反対という状況だったのですが、申し送りをなくす事ができた後のアンケートでは、98％のスタッフが「以前の申し送りは不要、戻りたくない」と回答するいう結果になりました。

申し送りをはじめとした、情報共有についての時間の節約がかなり行えたので、以前は発生した残業も減らす事ができ、定時で退勤できることが多くなりました。

お話しきれないくらいありますが、やはり大きな体験としては新型コロナのクラスターです。
感染区域にiPadを持ち込めば、ケア記録の確認や入力を行うことができ、安全区域との情報共有が出来ます。紙では出来ない事のため、電子化のメリットをスタッフが強く感じていました。
感染症については今後も常に起こり得る事なので、導入をしておいて本当によかったと思います。

それまでの対策は、巡回などスタッフが直接目で見るという形でしたが、夜間帯などどうしてもマンパワー不足になる時の課題があり、補助金などの情報収集から導入に向けてスタートしました。
離れた場所から様子をただ見られるだけではなく、ネオスケアは事故につながる可能性のある行動を察知して知らせてくれるのが魅力に感じました。

ネオスケアに限らない事ですが、新しい機器等を導入すると手を止めたり考えたりが発生して、一度は効率が下がるものなのですぐに激減というわけにはいきませんでした。
ただ、ネオスケアは察知した危険性のある行動の前後10秒間が録画されて確認できるので、なぜその行動に至ったかや事故の前後の様子が分かり、「見守りの強化」だけだった事故の対策がより具体的に、個別性を持たせて立てられるようになったのはとても大きかったです。

また、事故に繋がる事だけではなく普段の生活リズムもネオスケアを通じて新たに発見する事もあり、利用者様のケアに活かす事ができるようになった点も、導入した後で「こんな活用の仕方もできるんだ」という発見になりました。