【和round株式会社(山梨県)様】の事例インタビューです。

●本コーナーでは「無料もしくは低コストのITを使って、お金をかけずに介護をより良くする活動」を行っている「NPO法人タダカヨ」さんにご協力頂き、「介護ICTに関する理解」と「介護職の知見」を活かした、ケア樹ユーザーインタビューを実施して頂きました。

和round株式会社様は、2019年に山梨県甲斐市で地域密着型のデイサービスの運営を開始されました。代表の佐竹真紀様は、認知症対応型デイサービスやグループホーム、訪問看護でのご経験を持ち、またスタッフのほとんどが同じく認知症や精神疾患の方の対応経験があるそうで、介入やケアに特に配慮が必要な依頼も数多く受けられているそうです。

「大変な状況も楽しんでやろうとする雰囲気の現場」とのことで、大変な現場に対応しながら、初めての介護ソフト導入により、記録や運営の課題解決をどう進められたのか。現在はご夫婦で運営されている、佐竹祐典様、真紀様のお二人にお話しを伺いました。

和round株式会社
中門さん
中門さん
(タダカヨ)

本日は宜しくお願い致します!
もともとは全て紙の記録で、他の介護記録ソフトも利用したことがなかったところからケア樹の導入に至ったのか、をお聞きしました。
はじめに、どのような経緯で導入されたか、を教えていただけますか?

佐竹祐典様
佐竹祐典様

デイサービスの立ち上げから約2年経った頃、記録を含めて使っているツールを全般的に見直すことになったのがきっかけでした。当時、その日の記録担当スタッフは午後は別室で記録にかかりきりでした。

佐竹真紀様
佐竹真紀様

バイタルなども、計測したその場でメモをして、それを介護記録用紙に転記、さらにお渡しする連絡帳に転記、と「何度も同じことを書いている」ことにとても手間を感じていました。

佐竹祐典様
佐竹祐典様

私は、Excelなどで記録のひな形を作ったり、計算式を作って効率化も図ったのですが、使いこなせるスタッフは少なかったし、その作成や修正そのものが仕事になってしまい現場への影響があるのが課題でしたね。

ケア樹導入以前の紙の介護記録
ケア樹導入以前の紙の介護記録
中門様のアイコン写真
中門さん
(タダカヨ)

記録のためだけに人員や時間を取られてしまう状況だったのですね。
他の介護ソフトを使用したことがなかったとのお話ですが、ケア樹に決めた理由は何だったのでしょうか?

佐竹祐典様
佐竹祐典様

1番はその分かりやすさでした。1つの画面内の情報量が多すぎると、まず選択する段階で止まってしまうと思うんですが、その点ケア樹は本当にシンプルで直観的に分かりやすいです。他には、コストが低価格である事です。他社も検討しましたが、様々な機能があっても全て使いきるのは難しいのでは?と思い、シンプルで低価格なケア樹の方が良いと判断しました。

佐竹真紀様
佐竹真紀様

私達はスタッフ1人につき1台タブレットを使用しているのですが、ケア樹はタブレットを何台増やしても追加の料金はかからず、リース等がない分、自由度がとても高い点が良いと思います。

携帯しているタブレットで、合間に記録している様子
携帯しているタブレットで、合間に記録している様子
中門さん
中門さん
(タダカヨ)

見やすく分かりやすいというシンプルさや、
タブレットの使用台数などの自由度が高いことがポイントになったのですね。
ご自身もパソコンに苦手意識があったとのことですが、導入した直後はいかがでしたか?

佐竹真紀様
佐竹真紀様

私もスタッフもスマホは普段から使用していましたが、その延長線の感覚ぐらい分かりやすく、1~2日で慣れる事が出来ました。

中門さん
中門さん
(タダカヨ)

苦手意識があったものの、始めてみると慣れるまでスムーズだったのですね。
その分メリットもすぐ実感されたのではないかと思いますが、いかがでしたか?

佐竹真紀様
佐竹真紀様

使い慣れていくうちに音声入力を活用するようになったのですが、これが良かったです。
ケアマネさんとの連絡事項など、情報量の多い記録などは特にずっと画面を見て現場から目を離してしまうことがあったのですが、音声入力機能で目線を現場から離さずに、文章を記録できるようになりました。

音声入力を活用し記録をしている様子
携帯しているタブレットで、合間に記録している様子
佐竹真紀様
佐竹真紀様

スタッフの反応として他には、情報共有のスピードが格段に上がった実感があったようです。例えば、送迎に時間がかかっているなど、リアルタイムの状況をその場で全スタッフに共有できたり、以前は伝言ゲームのようで漏れや時間差もあった情報共有が、正確にスピード感をもって行えるようになりました。

中門様のアイコン写真
中門さん
(タダカヨ)

紙の記録でもタブレットでも、作業に集中してしまうと「見守りながら記録」というのは無理が生じることもあるのですね。
では逆に、導入後に課題になったことはありましたか?

佐竹真紀様
佐竹真紀様

タブレットを1人1台で使用し、それぞれが早めに使いこなるようになった分、入力が重複してしまうことが起きました。例えば利用者様の水分摂取記録など、確認した数人が同時に入力してしまい、後から修正したり…。
お互いに声を掛けあって解決しようとしたのですが、忙しい時間だとそれでも難しく、結局一部の記録は紙の記録に戻しました。

中門さん
中門さん
(タダカヨ)

1人1台のタブレット、かつ皆さんの仕事が早すぎることで生じてしまう支障もあったのですね(笑)

佐竹真紀様
佐竹真紀様

そうですね。そういった必要な調整もありましたが、はじめにお話しした「重複した記録」や「記録担当は別室にこもる」ことをなくせたので、ケア樹を導入したことで人員が0.5人は増えた感覚です。

中門様のアイコン写真
中門さん
(タダカヨ)

記録のために取られてしまっていた人員や時間の問題が解決したのですね!
では、現場での記録や情報共有以外には、何か成果やメリットはありましたか?

佐竹祐典様
佐竹祐典様

請求関連の作業にかかる時間をかなり短縮できるようになりました。以前使用していたソフトは、実績を確定するソフトと、それを国保連に伝送するソフトが別だったので、オペレーションが分かりにくいし時間もかかっていましたが、ケア樹になってからは、伝送するだけならものの1分で完了できています。

インタビューに答える佐竹祐典様
中門様のアイコン写真
中門さん
(タダカヨ)

請求作業の時短、そこにかかるストレス軽減に繋がったことはかなり大きいと思います。
ケア樹導入によって、時短や現場の業務改善が大きく進められたようですが、最後に、今後IT活用でやってみたいことを教えていただけますか?

佐竹真紀様
佐竹真紀様

利用者様が、ご自宅にいながら気軽に私達や他者と交流ができるようなサービスや仕組みが出来たらと思います。デイサービスをもっと毎日利用したいけど難しい、そんな方が家にいながら、画面を通して一緒に過ごせたらと。
今日はデイに来ていないけど、呼びかけたら利用者さんが画面上に現れてくれる…、なんてことが実現すれば、と想像しています(笑)

また、AIを活用して利用者様の目標達成を評価できるようになればと思います。認知症の方は特に、目標に対する評価をなかなか数値化しにくいところがあると思いますが、表情、姿勢、声などの数値化できないポイントを解決してくれるようなシステムができたらいいですよね。

佐竹祐典様
佐竹祐典様

介護ロボットなど様々な面でITが進化していると感じますが、この流れの中でも、やはり利用者さんと直接関わることやその時間はしっかり大切にしていきたいと考えています。
時間や手間のかかることはツールを上手く活用することで解決して、その分、私達スタッフにしかできない関わりをしていきたいです。

中門さん
中門さん
(タダカヨ)

お二人とも、いま実際に関わられている利用者様を思い浮かべながら大切にしている想いがあることが伝わってくるようです。
事業所様の特色とチーム力、ケア樹が嚙み合って、今回の導入が成功できたことがよく分かりました。
貴重なお話をありがとうございました!

■佐竹 祐典様のプロフィール
佐竹祐典様
佐竹 祐典
役職  :介護福祉士
仕事内容:介護職員、事務・経理、調理員
趣味  :自転車、楽器の演奏(カホン)
■佐竹 真紀様のプロフィール
佐竹真紀様
佐竹 真紀
役職  :代表取締役
仕事内容:看護師、機能訓練員、介護職員、法人運営、生活相談員
趣味  :犬を愛でる、寝ること(暇があったら寝たい)
■インタビュアーの中門さんのプロフィール
写真 中門 千恵子

中門 千恵子(所属:NPO法人タダカヨ)
福祉系専門学校卒業後、介護職員やケアマネジャーとして様々な施設で勤務。福祉系パラレルワーカーを目指し、現在は訪問介護ヘルパーとして勤務しながら、介護保険外の個人ヘルパーとしても活動。現場で、書類の多さや職員のコミュニケーション、ITツールの課題に直面した経験から、ITの導入で介護業界で働く人達の力になりたいと思いタダカヨに参画。
介護福祉士、ケアマネジャー。

NPO法人タダカヨ
「ITを上手に使って、お金をかけずにより良い介護へ」のビジョンの元、介護業界のIT活用を支援するNPO法人です。
https://mmky310.info/