デイサービスの立ち上げから約2年経った頃、記録を含めて使っているツールを全般的に見直すことになったのがきっかけでした。当時、その日の記録担当スタッフは午後は別室で記録にかかりきりでした。

バイタルなども、計測したその場でメモをして、それを介護記録用紙に転記、さらにお渡しする連絡帳に転記、と「何度も同じことを書いている」ことにとても手間を感じていました。

私は、Excelなどで記録のひな形を作ったり、計算式を作って効率化も図ったのですが、使いこなせるスタッフは少なかったし、その作成や修正そのものが仕事になってしまい現場への影響があるのが課題でしたね。

1番はその分かりやすさでした。1つの画面内の情報量が多すぎると、まず選択する段階で止まってしまうと思うんですが、その点ケア樹は本当にシンプルで直観的に分かりやすいです。他には、コストが低価格である事です。他社も検討しましたが、様々な機能があっても全て使いきるのは難しいのでは？と思い、シンプルで低価格なケア樹の方が良いと判断しました。

私達はスタッフ1人につき1台タブレットを使用しているのですが、ケア樹はタブレットを何台増やしても追加の料金はかからず、リース等がない分、自由度がとても高い点が良いと思います。

私もスタッフもスマホは普段から使用していましたが、その延長線の感覚ぐらい分かりやすく、1～2日で慣れる事が出来ました。

使い慣れていくうちに音声入力を活用するようになったのですが、これが良かったです。
ケアマネさんとの連絡事項など、情報量の多い記録などは特にずっと画面を見て現場から目を離してしまうことがあったのですが、音声入力機能で目線を現場から離さずに、文章を記録できるようになりました。

スタッフの反応として他には、情報共有のスピードが格段に上がった実感があったようです。例えば、送迎に時間がかかっているなど、リアルタイムの状況をその場で全スタッフに共有できたり、以前は伝言ゲームのようで漏れや時間差もあった情報共有が、正確にスピード感をもって行えるようになりました。

タブレットを1人1台で使用し、それぞれが早めに使いこなるようになった分、入力が重複してしまうことが起きました。例えば利用者様の水分摂取記録など、確認した数人が同時に入力してしまい、後から修正したり…。
お互いに声を掛けあって解決しようとしたのですが、忙しい時間だとそれでも難しく、結局一部の記録は紙の記録に戻しました。

そうですね。そういった必要な調整もありましたが、はじめにお話しした「重複した記録」や「記録担当は別室にこもる」ことをなくせたので、ケア樹を導入したことで人員が0.5人は増えた感覚です。

請求関連の作業にかかる時間をかなり短縮できるようになりました。以前使用していたソフトは、実績を確定するソフトと、それを国保連に伝送するソフトが別だったので、オペレーションが分かりにくいし時間もかかっていましたが、ケア樹になってからは、伝送するだけならものの1分で完了できています。

利用者様が、ご自宅にいながら気軽に私達や他者と交流ができるようなサービスや仕組みが出来たらと思います。デイサービスをもっと毎日利用したいけど難しい、そんな方が家にいながら、画面を通して一緒に過ごせたらと。
今日はデイに来ていないけど、呼びかけたら利用者さんが画面上に現れてくれる…、なんてことが実現すれば、と想像しています(笑)

また、AIを活用して利用者様の目標達成を評価できるようになればと思います。認知症の方は特に、目標に対する評価をなかなか数値化しにくいところがあると思いますが、表情、姿勢、声などの数値化できないポイントを解決してくれるようなシステムができたらいいですよね。

介護ロボットなど様々な面でITが進化していると感じますが、この流れの中でも、やはり利用者さんと直接関わることやその時間はしっかり大切にしていきたいと考えています。
時間や手間のかかることはツールを上手く活用することで解決して、その分、私達スタッフにしかできない関わりをしていきたいです。