介護システム・業務支援プラットフォーム / クラウド型介護ソフト

いつもの業務を行っている中で、気になっていたことは
「二度手間」や「無駄」な事をしていないかということでした。

やっていることは全て必要な仕事なのですが、
果たしてその作業は絶対に必要なのかと疑問に思う事がありました。

そこで気付いたのはやはり「事務」の部分です。

現場では多くの「紙」を活用していました。

メモ、記入用の一覧表、申し送り、正式な情報をまとめるための清書など、
それらに転記・入力するときにミスをすれば訂正が必要でその確認にも時間がかかります。
特にメモは転記前に紛失の危険性があって、それにも問題を感じていました。

私は以前より今ある「紙」を電子化したいと強く願っていて、
それをどうやったらより簡単に現場に浸透できるか考えていました。

私自身は、状況が良くなるならどんどん新しいものを取り入れていきたいなという思いがあるのですが、
あまりITが得意でない職員などは、新しい機器に不安を持っていたようです。

「ケア樹」のデジタル介護記録は、画面がシンプルですっきりして分かりやすいと思っていました。
しかし、年代が上のスタッフの方からは説明が足りないという声が上がっていて、
自分の感覚で全体に説明するとやり方に問題があることに気づいたことがありました。

複雑な項目や内容がある機器だとより深い説明が必要なんですね。
例えば、操作の仕方を現場スタッフに説明した時、「一括」と「一覧」などの利用方法で伝わっていないことがありました。
せっかく一括入力ができるのに、個別に入力しているスタッフを発見した時、自分では業務効率を上げるため、
とても大切な機能だと思っていたのでもう少し説明しておけばよかったと思いました。

介護記録については、元々シンプルですっきりした画面でしたので、
説明が必要な人に必要なだけ行ったら今はもう、みんな使いこなしていますけれども。

また、今回取り入れたバイタル管理システム「ファーマボード」に関しては、
介護記録のような複雑な入力はなく単純な機能なので現場の理解は本当に早かったです。
その日にすぐ覚えられます。

マニュアルや特別な講習会は全く必要ありませんでした。

使い始めてすぐに効果はありました。
バイタルチェックの事務に掛ける業務時間が以前の１／３ほどになりました。
単純に数値入力の手順が減ったのが大きかったです。手順とは全て「紙」への転記です。

バイタルを測る際には、他に、「本人への聞き取り」という必須業務がありますが、
その時間はもちろん減らしたりはしていません。
紙がなくなって30分かかっていた入力業務は12分に変わりました。

実は最初、ICT導入に不安を覚えていたのはバイタル測定を管轄している看護師でした。
看護師はあまりデジタル機器が得意ではなくて不安が大きかったようなのです。
しかし、実際に使ってバイタルチェックの事務部分が短縮になり、
「利用者様への聞き取り」の時間が多くとれるようになったことで、
「健康管理」の仕事に時間がよりかけられるようになりました。

看護師として本当にやりたかった「健康管理」の業務の質を、
結果として上げることができました。
今、看護師は、ICTを導入してとても良かったと言っています。

私は今回、機器を選定するとき、
画面上に無駄がなくて、「利用者名とバイタル測定だけ、余計な表示がない、シンプル」であるものを選びました。
見やすいって大事だと。

そのまま現場での使いやすさに繋がります。
「余計なものがなく、IT にちょっと拒否感のある職員でも、目で見て見やすいこと。」
それは時間のない介護現場でICTを活かすには必要だなと思いました。

介護記録に連動するICTバイタル機器を導入して良かったことはまとめると４つありました。

まず一つ目は「バイタルチェックにかかるトータルの時間が減った事」です。
先ほどまでお話した通り、１／３になりました。大きな変化だと思います。

二つ目は、「必要な業務が丁寧に出来るようになった事」です。
看護師の例をお話しましたが、バイタル測定でメモ書きや転記に使っていた時間は確実にケアへ向けられます。
本来現場でやりたかった介護を実現できます。

三つ目は、「決められた時間までに業務が終えられるようになった事」です。
ファーマボードはピッと測ってパッと登録されて終わりですので、無理に急ぐ必要はありません。

四つ目は、「早く来る必要がなくなった事」。
スタッフはみんな非常にまじめに業務に取り組んでいるものばかりです。
時間通りに終わらせることに大きな使命感を持っています。
なぜなら次にある仕事を滞りなく行わなければサービスの質の劣化に繋がるからです。

特にバイタルチェックにおいては朝一番の仕事であること、
それを元にその日のケアの方針を決めることで大きな意味があって、みんなそれを理解しています。
バイタルチェック後の朝のミーティングまでにどうしてもバイタルチェックを終えたいという焦りから、
早めに出勤してしまうスタッフが居ました。

今では完全に間に合いますので、全員が心の負担なく時間通りに出勤しています。

心理的負担を軽減できるということは就労環境の改善でもあります。
スタッフが気兼ねなく時間通りに出勤している姿をみて私も嬉しいです。

手書きも手入力も結果は同じということであれば、
自動で数値が入力される・連動するっていう所は重要だと思います。

転記の必要性が０なので、作業時間が確実に減ります。
入力時間が短縮されるということは他のサービスに手をかけることができます。
事務作業時間の削減ができることで、話を聞いてあげられる時間も増えています。
それだけでも十分に利用者様に望まれているサービスですので。

それ以外にも状態観察だとか記録入力の時間が減ると丁寧な対応が可能になりますよね。
排泄介助とかも急がなくてよい。
記録入力の時間が短縮されるということは全てのサービス内容の向上に繋がっていきます。

私たちの施設は「人の思いを大切にする」という方針があります。
それにはもう事務作業時間の短縮は欠かせません。